Welche Unternehmensrolle löst überhaupt Pflichten oder Vorarbeiten aus?
Umsatzsteuer / E-Rechnung
E-Rechnung-Vorprüfung
Für Unternehmen, Selbstständige, Vereine mit unternehmerischem Bereich und Buchhaltungsteams, die E-Rechnungen empfangen oder ausstellen müssen.
seit 01.01.2025Empfangsfähigkeit für inländische Unternehmen
bis 31.12.2026Übergang für sonstige Rechnungen möglich
bis 31.12.2027verlängerte Frist bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro oder EDI-Fällen
Quellenstand
Stand: 03.09.2026Seit 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise in bestimmten Fällen bis Ende 2027.
Welche Dokumente, Datenmodelle, Verträge oder Prozesse belegen den Stand?
Was blockiert eine belastbare Umsetzung oder eine spätere Nachweisprüfung wirklich?
Welche Punkte gelten schon, welche brauchen Vorlauf oder nationale Umsetzung?
Einordnung
Reicht Ihr heutiger Rechnungsprozess für E-Rechnungen wirklich aus?
Gedacht für Geschäftsführung, Buchhaltung, Steuerkanzlei-Schnittstelle, Einkauf, Vertrieb, IT und Operations in Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen.
Worum es geht
Seit 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller unter Bedingungen noch sonstige Rechnungen nutzen; bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann sich der Übergang bis Ende 2027 verlängern.
Wer typischerweise betroffen ist
Relevant ist das Thema für fast jedes Unternehmen mit B2B-Umsätzen in Deutschland. Auch Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung ausgenommen, müssen laut BMF aber dennoch E-Rechnungen empfangen können. Vereine sind betroffen, soweit sie unternehmerisch tätig sind.
Was diese Vorprüfung leistet
Die Vorprüfung klärt, ob ein Postfach reicht, ob XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und gelesen werden können, wie PDF-Rechnungen während der Übergangszeit behandelt werden und ob die strukturierte Rechnung GoBD-tauglich aufbewahrt wird.
Typische Fälle
Was in welchem Fall zuerst zählt
Viele Fehler entstehen, weil Empfang, Ausstellung, Softwaretest und Archivierung vermischt werden. Diese Fälle trennen die erste Entscheidung.Typisch bei Dienstleistern, Handwerk, Agenturen, Handel und kleinen GmbHs.
Relevant
Ein PDF ist keine E-Rechnung im neuen Sinn. Entscheidend sind Kundenart, Inland, Zustimmung, Übergangsfrist und ob die Software XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
Erster Check
Ausgangsrechnungen nach B2B/B2C, Inland/Ausland und Format trennen.
Häufig im Einkauf, bei öffentlichen Auftraggebern, Lieferantenportalen oder zentralen Rechnungspostfächern.
Relevant
Empfang ist nur der erste Schritt. Danach müssen XML-Anhang, Lesbarkeit, sachliche Prüfung, Buchung, Fehlerklärung und unveränderte Aufbewahrung funktionieren.
Erster Check
Eine echte empfangene E-Rechnung vom Postfach bis zur Ablage einmal durchspielen.
Relevant für Solo-Selbstständige, kleine Vereine mit Zweckbetrieb oder sehr kleine B2B-Anbieter.
Relevant
Die Ausstellung kann ausgenommen oder übergangsweise einfacher sein. Die Empfangsfähigkeit sollte trotzdem geklärt und nachweisbar organisiert sein.
Erster Check
Empfangsadresse, Viewer und Ablage festlegen; eigene Rechnungsausstellung separat prüfen.
Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass Kanzlei oder Buchhaltungssoftware das Thema automatisch löst.
Relevant
Die Kanzlei kann unterstützen, ersetzt aber nicht jede interne Entscheidung: Eingangskanal, Freigabe, Fehlerklärung, Ausgangsformat und Archivzugriff bleiben Unternehmensprozesse.
Erster Check
Mit Kanzlei und Softwareanbieter Verantwortlichkeiten und Testrechnung dokumentieren.
Vorprüfung
Eigene Situation einordnen
Die Fragen sind bewusst operativ: Sie sollen zeigen, ob intern bereits verwertbare Nachweise existieren oder ob zuerst Grundlagenarbeit nötig ist.FAQ
Typische Fragen vor dem Start
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Für den Empfang genügt laut BMF grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Das löst aber noch nicht automatisch Visualisierung, Prüfung, Buchung und revisionssichere Aufbewahrung.
Ist ein PDF per E-Mail noch eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist eine E-Rechnung nur ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung.
Müssen kleine Unternehmen sofort E-Rechnungen ausstellen?
Nicht immer. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln und Ausnahmen, unter anderem für Kleinunternehmer und für Rechnungsaussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Empfangsfähigkeit bleibt trotzdem relevant.